Versammlung / Beschlüsse

• Organisation, Einberufung und Leitung der ordentlichen Eigentümerversammlung
• Führen der Versammlungsprotokolle
• Umsetzung der Beschlüsse der Gemeinschaft
• Berichterstattung zuhanden der Eigentümerversammlung über die Geschäftsführung und Rechnung
• Vorlage von Jahresrechnung, Budget und Kostenverteilung
• Aufbewahren der Begründungsunterlagen, Reglemente, Nutzungsordnungen, Buchhaltungsunterlagen, Protokolle, Pläne, Verträge und Liegenschaftsakten
• Zusammenarbeit gemäss Gesetz und Reglement mit den Delegierten und Revisoren
• Erteilung von Auskünften und Zustellung aller erforderlichen Informationen und Unterlagen an die EigentümerInnen

Vertretung

• Vertretung des Auftraggebers in allen Belangen der gemeinschaftlichen Verwaltung gegenüber Dritten
• Gerichtliche Vertretung der Gemeinschaft in den vom Gesetz und Reglement vorgesehenen Fällen (summarisches Verfahren)

Terminbewirtschaftung

• Abschluss von Versicherungsverträgen. Kündigung oder Anpassung des Deckungsumfanges. Optimierung der Versicherungsverträge (immer in Rücksprache mit der Eigentümerschaft)
• Abschluss von Serviceverträgen für gemeinschaftliche Anlagen und Einrichtungen. Überprüfung und Anpassung von bestehenden Verträgen.
• Archivierung von Gemeinschaftsunterlagen

Hauswartung

• Überwachen der Hausordnung, der Waschküchenordnung und des Waschplans
• Anstellung und Einführung des Hauswartes anhand des Pflichtenheftes in den Aufgabenbereich und regelmässige Kontrolle der Hauswartarbeiten
• Abschluss, Erneuerung und Kündigung von Hauswartverträgen

Bewirtschaftung von Betriebsinstallationen

• Prüfung des Zustandes der gemeinschaftlichen Anlagen, Einrichtungen und Gebäudeteile
• Erstellen von Zustandsprotokollen und Mängelaufnahmen zuhanden der Gemeinschaft
• Einkauf der Heizenergie

• Rechnungsstellung und Inkasso von Forderungen zugunsten der Gemeinschaft gegenüber Dritten
• Inkasso der Akontobeiträge für gemeinschaftliche Kosten
• Inkasso der festgelegten Einlagen in den Erneuerungsfonds
• Mahnung säumiger EigentümerInnen und nötigenfalls Einleitung der Betreibung und Geltendmachung der gesetzlichen Sicherungsmittel der Gemeinschaft (Pfandrecht, Retentionsrecht)
• Kontrolle und Bezahlung der Rechnungen
• Gehaltsabrechnung des Hauswartes inkl. Abrechnung und Überweisung der Sozial- und Unfallversicherungsabgaben sowie Erstellung des Lohnausweises
• Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben
• Abrechnung über eingezogene Akonto-Zahlungen (Vorschüsse) und Saldierung von Guthaben
• Ausarbeitung eines Budgets für das kommende Geschäftsjahr
• Erstellen der kompletten Jahresabrechnung mit Verteilung der Kosten nach Reglement sowie das Erstellen der Bilanz und Erfolgsrechnung
• Anlage der Mittel des Erneuerungsfonds sowie der übrigen Gelder der Auftraggeberin auf gesonderten Konten im Namen der Stockwerkeigentümergemeinschaft
• Verwaltung des Fondsvermögens und Rückforderung der Verrechnungssteuer
• Zeichnung Bankkonti (kollektiv)